Ochrana osobních údajů

Tento dokument popisuje, jaké osobní údaje volai zpracovává, k jakému účelu, jak dlouho je uchovává a jaká máte podle nařízení GDPR práva. Vztahuje se na uživatele služby i na osoby, kterým prostřednictvím služby voláme nebo posíláme SMS, a na osoby, které píšou na SMS číslo zákazníka.

1. Kdo je správcem údajů

Správcem osobních údajů je ANOVIA Finance s.r.o., IČO 01757237, se sídlem Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 266323. Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na podpora@volai.cz.

Vydavatelem konektoru volai pro OpenAI je Fabikonam, s.r.o., IČO 23918560, se sídlem Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, s oprávněním ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam pouze vydává konektor a nezpracovává zákaznické údaje služby volai. Ty nadále zpracovává ANOVIA Finance s.r.o. v rolích popsaných v těchto zásadách, včetně role zpracovatele vůči zákazníkovi u obsahu hovorů.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Účet: e-mail, jméno, zahashované heslo, adresa (pokud si koupíte geografické telefonní číslo - vyžaduje ji vazba na tísňová volání).
• Telefonní metadata: čísla (u přijatých SMS i číslo nebo jméno odesílatele), čas a délka hovorů a SMS, směr a stav, cena účtovaného úkonu.
• Obsah komunikace: text odeslaných a přijatých SMS (přijaté jen u zákazníků s doplňkem SMS číslo), přepisy (transkripty) a shrnutí hovorů s hlasovým agentem.
• Nahrávky hovorů: zvukový záznam hovorů, které vedl hlasový agent. Nahrávání jde u agenta vypnout; nahrávky mažeme 90 dní od hovoru.
• Zapsané údaje z hovoru: informace, které si agent podle zadání zákazníka z hovoru zapíše (například jméno, termín nebo číslo objednávky). Rozsah těchto údajů určuje zákazník svou konfigurací agenta - dopředu nevíme, co si nechá zapsat.
• Platby a doklady: historii dobití kreditu (částka, datum), fakturační údaje (název firmy, IČO, DIČ, adresa) a vystavené daňové doklady - údaje o platební kartě zpracovává výhradně platební brána, k nám se nedostanou.
• Technické záznamy: IP adresa, identifikace prohlížeče a API klíče, přístupové logy - kvůli bezpečnosti a odhalování zneužití.
• Zdroj registrace: odkud jste na volai přišli - parametry kampaně z adresy (utm_source a podobné), adresa odkazující stránky bez parametrů a první navštívená stránka. Zapisujeme je jednorázově při založení účtu, abychom věděli, které cesty k nám vedou; do prohlížeče se přitom nic neukládá bez vašeho souhlasu s měřením.

Google Calendar: připojení a práce s událostmi

Google Kalendář připojuješ dobrovolně přes souhlasovou obrazovku Google. Volai načítá seznam tvých kalendářů (identifikátory, názvy, časová pásma a oprávnění) a údaje událostí (název, začátek, konec, stav a revizi). Používá je k zobrazení kalendáře, ke změně názvu nebo času události po tvém potvrzení a jako zdroj pro úlohu, ke které událost připojíš.

Přístupové a obnovovací OAuth tokeny ukládáme šifrovaně. Kalendářové požadavky zpracovává naše webová infrastruktura a záznam připojení je v naší databázi. Heslo ke Google účtu nezískáváme. Odpojením v portálu smažeš uložené připojení a tokeny; oprávnění aplikace můžeš také odebrat ve svém účtu Google. Tím se nemažou původní události v Googlu. Údaje již převzaté do úloh a historie podléhají lhůtám v části 4.

Použiješ-li REST API nebo MCP, vrátíme požadované kalendářové údaje klientovi, kterému jsi povolil přístup přes přihlášení volai (OAuth) nebo svěřil svůj volai API klíč; může jít i o externího AI asistenta. Pokud událost připojíš k hlasové úloze, její název a čas mohou být součástí podkladů hovoru, které zpracují příslušní poskytovatelé hlasové AI uvedení níže. Sdílení slouží funkci, kterou jsi vybral. Google tokeny těmto klientům neposíláme.

Data z Google Kalendáře neprodáváme, nepoužíváme k cílení reklamy ani k trénování obecných AI modelů. Volai používá údaje získané přes Google API podle Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use.

Zásady používání uživatelských dat Google API

3. Účel a právní základ zpracování

Údaje zpracováváme především za účelem plnění smlouvy - abychom mohli poskytnout číslo, propojit hovor, odeslat SMS nebo spustit hlasového agenta a správně vše vyúčtovat. Technické záznamy a bezpečnostní logy zpracováváme na základě oprávněného zájmu (prevence zneužití a podvodů). E-maily týkající se provozu účtu (ověření, nízký kredit) jsou nutnou součástí služby; jakoukoli další komunikaci bychom posílali jen s vaším souhlasem.

Nahrávky hovorů a údaje, které si agent z hovoru zapíše, zpracováváme rovněž na základě plnění smlouvy - jsou to funkce, které si zákazník u agenta zapnul a bez nichž bychom mu je nemohli poskytnout. Vůči volajícímu je správcem těchto údajů zákazník, který agenta provozuje; my jsme v tomto vztahu zpracovatel a řídíme se jeho pokyny. Informovat volajícího o nahrávání a o tom, co si agent zapisuje, je proto povinnost zákazníka.

Nad rámec téhle role navíc jednou týdně vyhodnocujeme hovory, které za uplynulý týden vedl náš vlastní hlasový motor, kvůli kontrole a zlepšování kvality služby. Přepis hovoru nejdřív automaticky, bez použití AI modelu, pseudonymizujeme: jména, firmy, místa, e-maily, weby, čísla účtů a další citlivá čísla nahradíme značkami a telefonní čísla náhodnými číslicemi. Pseudonymizace je strojová a výjimečně může něco minout. Pseudonymizovaný přepis pak posoudí jazykový model jako nezávislý „rozhodčí“. V tomhle rozsahu nejednáme jako váš zpracovatel podle vašich pokynů, ale ve vlastním zájmu jako provozovatel; právním základem je náš oprávněný zájem na kvalitě a zlepšování služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Výsledkem jsou souhrnné statistiky a známky kvality pro naše interní použití, nic se nevrací zákazníkům ani volajícím. Kdo si nepřeje, aby se hovory jeho agentů do hodnocení zařazovaly, napíše na podpora@volai.cz a jeho účet z hodnocení vyřadíme. Stejně může kdykoli namítnout i člověk, se kterým agent hovořil: stačí na stejnou adresu napsat své telefonní číslo a jeho hovory do hodnocení přestaneme zařazovat.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu trvání účtu. Po jeho zrušení mažeme telefonní čísla, transkripty a obsah zpráv do 30 dnů, s výjimkou údajů, které musíme ze zákona uchovávat déle (např. účetní doklady o platbách po dobu vyžadovanou daňovými předpisy). Bezpečnostní přístupové logy uchováváme typicky 90 dní. SMS přijaté na SMS čísle (text, číslo odesílatele a čas) uchováváme 90 dní od přijetí a pak je mažeme. Nahrávky hovorů mažeme 90 dní od hovoru bez ohledu na to, jestli účet trvá dál - přepis hovoru v účtu zůstává. Přepisy, které si pro týdenní hodnocení kvality podle oddílu 3 stáhneme, uchováváme v původní podobě 14 dní a v pseudonymizované podobě spolu s posudky 8 týdnů; po uplynutí lhůty je smaže nejbližší týdenní úklid. Výjimkou je kotevní sada přibližně 20 pseudonymizovaných hovorů pro měření stability posuzování v čase, kterou obnovujeme každé čtvrtletí. Zrušením účtu se tyto kopie nemažou, dožijí uvedené lhůty; na žádost je smažeme dřív. Souhrnné výsledky hodnocení, které už nejde spojit s konkrétním hovorem, si ponecháváme i déle.

5. Zpracovatelé a příjemci údajů

Se zpracováním nám pomáhají prověření dodavatelé, se kterými máme uzavřené zpracovatelské smlouvy. Jde o tyto kategorie příjemců:

• Cloudová infrastruktura a databáze: Hosting aplikace a databáze, ve které jsou uložena data účtu, čísel, hovorů a zpráv, a anonymní měření návštěvnosti webu. Servery v EU.
• Telekomunikační operátor: Technicky zajišťuje telefonní čísla, přenos hovorů a SMS. Český operátor, provoz v ČR. U doplňku SMS číslo zajišťuje číslo a přenos SMS americký poskytovatel (viz tabulka níže), ne český operátor.
• Poskytovatel hlasové AI: Zpracovává hovory s hlasovým agentem, jejich nahrávky a přepisy. U agentů na standardní platformě jsou zvukové nahrávky uložené u něj po dobu 90 dní, u nás samotných neleží. Případný přenos mimo EU je krytý standardními smluvními doložkami.
• Platební brána: Zpracování platebních karet při dobíjení kreditu. Údaje o kartě k nám samotným nikdy nedorazí.
• E-mailová infrastruktura: Odesílání transakčních e-mailů (ověření účtu, upozornění na nízký kredit).
• Reklamní platforma: Měření účinnosti naší reklamy - jen tehdy, když k tomu dáte souhlas (viz oddíl 8). Mechanismus případného přenosu mimo EU (například rámec EU-US Data Privacy Framework) sami nedokládáme a řídíme se zárukami dodavatele podle GDPR.
• Infrastruktura vlastního hlasového motoru: Servery, na kterých běží vlastní hlasový motor volai (řízení hovoru, mediální vrstva, detekce konce repliky) - používá se u agentů přepnutých na tenhle motor. Přepis a syntéza řeči i jazykový model, který rozhovor vede, zajišťují dodavatelé z následujících dvou kategorií. U agentů na vlastním motoru jsou na těchto serverech uložené i nahrávky a přepisy hovorů. Servery v EU.
• Přepis a syntéza řeči vlastního hlasového motoru: Převádí řeč volajícího na text a odpověď agenta zpátky na řeč, u agentů na vlastním hlasovém motoru. Případný přenos mimo EU je krytý standardními smluvními doložkami.
• Jazykový model vlastního hlasového motoru: Vede rozhovor hlasového agenta na vlastním motoru - rozhoduje, co agent v hovoru řekne. Přenos mimo EU je u některých dodavatelů v téhle kategorii krytý standardními smluvními doložkami, u jiných to sami nedokládáme a řídíme se jejich zárukami podle GDPR.
• Shrnutí a vyhodnocení hovoru: Po skončení hovoru vytvoří textové shrnutí a - má-li agent nastavený cíl - vyhodnotí z přepisu, jestli byl splněný. U hovorů vlastního hlasového motoru navíc jednou týdně posoudí kvalitu hlasového agenta na pseudonymizovaném přepisu (viz oddíl 3). Případný přenos mimo EU je krytý standardními smluvními doložkami.

Do USA předáváme údaje jen v rozsahu nutném pro provoz a týdenní hodnocení kvality popsané výš. U dodavatelů Cartesia, ElevenLabs a Anthropic je tohle předání kryté standardními smluvními doložkami EU podle jejich vlastního dodatku o zpracování (DPA) - ověřili jsme si to přímo na jejich veřejně dostupné DPA stránce. U ostatních dodavatelů se sídlem v USA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) a Meta) mechanismus předání sami netvrdíme a řídíme se jejich vlastními zárukami podle GDPR.

Údaje nepředáváme nikomu dalšímu, kromě případů, kdy nám to ukládá zákon, a kromě předání do systému zákazníka nebo jím připojeného klienta popsaných v následujících odstavcích.

Zvláštní případ je nástroj hlasového agenta: když si ho zákazník nastaví, odešleme během hovoru požadavek na adresu, kterou zadal, a s ním údaje, které si v nástroji nadefinoval - typicky číslo volajícího a informace zjištěné během hovoru. Příjemcem je v tu chvíli systém zákazníka, ne další náš dodavatel; rozsah odeslaných údajů i zabezpečení cílového systému určuje zákazník.

Pokud připojíte externí aplikaci nebo AI asistenta přes přihlášení volai (OAuth) nebo API klíč, vracíme tomuto klientovi údaje požadované jeho povolenými voláními. Příjemcem je vámi zvolený klient a jeho poskytovatel, například OpenAI při použití v ChatGPT nebo Anthropic při použití v Claude. Podle volané funkce může jít o identifikátor účtu a e-mail, kredit, telefonní čísla a nastavení včetně SIP přístupových údajů, kontakty, hovory, nahrávky, přepisy, SMS, konfiguraci agentů, úlohy, faktury a údaje připojených kalendářů. Předání slouží k provedení funkce, kterou prostřednictvím klienta používáte; samotný vydavatel Fabikonam se tím nestává příjemcem zákaznických údajů.

Před připojením přes OAuth zobrazujeme požadovaná oprávnění, včetně změn účtu a placených akcí. Přístup můžete kdykoli odvolat v části API a MCP v portálu; API klíč lze zneplatnit ve správě přístupů. Odvolání zabrání dalšímu použití daného přístupu, ale neodstraní údaje již předané externímu klientovi ani nevrátí provedené hovory, zprávy či objednávky. Další nakládání s kopiemi u poskytovatele klienta, jejich uchování a výmaz se řídí jeho podmínkami, zásadami soukromí a nastavením vašeho účtu u něj. Uchování údajů u volai nadále upravuje část 4 těchto zásad.

6. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádost stačí poslat na podpora@volai.cz, vyřídíme ji bez zbytečného odkladu. Pokud máte za to, že vaše údaje zpracováváme v rozporu se zákonem, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).

7. Zabezpečení

Hesla ukládáme jen jako nevratný hash (scrypt), API klíče v databázi jen jako otisk - v čitelné podobě je vidíte jen jednou, při vytvoření. Veškerá komunikace probíhá šifrovaně přes HTTPS. Citlivé údaje (hesla, klíče, přístupové tokeny k operátorovi) nikdy nezaznamenáváme do provozních logů.

8. Cookies a měření návštěvnosti

Nezbytné cookies používáme k tomu, abyste zůstali přihlášení a aby fungovaly formuláře. Bez nich by služba nefungovala, takže se na ně souhlas neptáme.

Návštěvnost webu měří nástroj provozovatele naší cloudové infrastruktury (viz oddíl 5): počítá zobrazení stránek a hrubé údaje o zařízení, prohlížeči a zemi. Neukládá do vašeho prohlížeče žádné cookies ani nic jiného a jednotlivé návštěvníky nespojuje mezi sebou ani napříč weby, takže se na něj souhlas neptáme. Adresu stránky před odesláním čistíme: z odkazu na ověření účtu ani na obnovu hesla se nikdy neodešle váš e-mail ani jednorázový token.

Kromě toho měříme, jestli má naše reklama na Facebooku a Instagramu smysl - konkrétně kolik lidí se po ní zaregistrovalo a dobilo si kredit. K tomu používáme nástroje společnosti Meta, které si do vašeho prohlížeče ukládají vlastní cookies a předávají Metě údaj o navštívené stránce, registraci a dobití kreditu (e-mail jen jako nevratný otisk, nikdy čitelně). Stejně tak měříme účinnost reklamy ve vyhledávání Google: identifikátor kliknutí z adresy si při registraci uložíme k účtu a Googlu pak nahlásíme, kdy jste účet aktivovali a kdy jste si poprvé dobili kredit (bez e-mailu, jen identifikátor kliknutí, čas a částka). Tohle měření zapneme jen když k němu dáte souhlas v liště, která se objeví při první návštěvě. Dokud nesouhlasíte, žádný kód pro měření reklamy se ani nenačte.

Souhlas je dobrovolný, na fungování volai nemá žádný vliv a můžete ho kdykoli vzít zpět - smažte cookies tohoto webu v prohlížeči a lišta se zeptá znovu. Souhlas si pamatujeme jeden rok.

9. Kontakt

Pro cokoliv ohledně zpracování osobních údajů nebo pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na podpora@volai.cz. Podmínky používání služby najdete zvlášť v podmínkách použití.